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三级流程的设计要诀

三级流程的设计要诀

作者:张国祥
20145月27日
三级流程是企业管理的基本事务工作,是管理职责的逻辑划分,不是具体的操作步骤。在流程图设计的实践中,企业员工设计四级流程图一教就会,设计三级流程图难度较大。故此,今天专门谈谈三级流程图的设计方法。
三级流程图设计要诀如下:目标开始,首尾相连;建立制度,追根溯源;主职清楚,配合分明;层层推进,阶段总结;反馈意见,制度完善;PDCA,不断循环。
一、             目标开始,首尾相连
管理从目标开始,通过过程控制,达成目的在今天的企业管理中是一个常识。因此设计流程图必须从目标开始。没有清楚的目标界定,就无法确定做事的方向,也无法展开流程描述。为什么设计流程图要强调首尾相连?就是流程运行的结果必须达成设计目标。如果设计流程图能够从清晰目标开始到达成目的结束,就不会偏离方向,也容易理清思路。
“首尾相连”还有另外一个涵义。流程图中的“目标界定”与流程图中的“目的达成”在语言上有着高度的相关性,目标往往是一种要求,目的达成就是结果,前者是未来时态,后者是完成时态。比如销售管理流程的目标是“提高企业销售管理水平提高市场占有率”,达到的目的就是“提高了企业销售管理水平提高了市场占有率”。
二、             建立制度,追根溯源
没有规矩不成方圆,没有制度就没有管理。三级流程图的管理岗位第一职责就是建立所管辖系统的制度(包括标准、流程、表格等等一切成文规范),否则就无法有效开展管理工作。也许成长中的企业暂时没有制度,但是不等于永远不要制度。流程优化正好明确了制度建立的主体岗位。我们在流程图中通常这样表述:“负责组织制度拟订和报批后贯彻执行”即管理岗位必须负责“组织制度拟订”和“组织制度贯彻执行”。当然这里的“制度”不是企业制度的全部,而仅仅是这一管理岗位所管辖系统的制度。如采购经理就只负责采购管理制度的组织拟订与组织执行,财务经理负责财务管理制度的组织拟订与组织执行。
“追根溯源”讲的是回到管理的原点。比如采购管理一定是从市场调查开始,财务管理一定是从预算开始,招聘管理一定是从人才需求核定开始。
三、             主责清楚,配合分明
“主责清楚”是指管理岗位或主持岗位的主要职责必须按照事务工作开展的逻辑先后排列,每项职责其配合岗位有哪些、配合什么事项分门别类、一目了然。三级流程图是管理职责的逻辑划分,并不要求把每项工作具体怎么做描述出来。比如我们一般企业的采购管理流程图,采购经理要负责的事项或职责有:组织市场调查、组织供应商筛选、组织合同签订、组织合同履行、组织货物验收、组织供应商评定、组织供应商档案管理、组织采购方案优化、组织听取意见、组织采购制度修改完善等等,其中不同的职责会有不同的岗位配合。我们只要在流程图中界定清楚,让涉及岗位人员一看就明白各自的职责是什么就好了。具体到每项职责怎么做就是四级流程图的内容了。
四、             层层推进,阶段总结
“层层推进,阶段总结”有二个涵义。一是每项职责的推进有阶段总结,二是整个三级流程图的工作推进要有阶段总结。比如采购的市场调查有阶段总结、供应商履约有阶段总结、供应商评定本身就是阶段总结。企业的整个采购管理要有阶段总结。至于阶段总结是一个月,还是一个季度,甚至一年,就要看企业管理的成熟度了。这本身也是制度要约定的内容。
五、             反馈意见,制度完善
这一条与“主责清楚、配合分明”有关。负责某一事务工作管理的岗位要定期听取配合岗位的意见,配合岗位也要主动反馈配合情况、提出建议。主持岗位或者叫管理岗位员工听取意见后,就必须对制度或流程或标准进行检讨,提出改善方案,报批后再贯彻执行新的制度。这就是流程优化、制度完善在三级流程图中的体现。
六、             PDCA,不断循环
最后二句也是管理要求。企业管理就是不断发现问题、解决问题的过程。企业管理水平就是在不断发现问题、解决问题的过程中得到改善或提高的。任何一个三级流程图都有阶段总结,如果我们一个月就进行一个循环可能太快了一点,但是半年、最多一年必须进行一个循环。也就是说流程优化、制度完善必须每年进行。
其实只要懂得该项事务工作的管理内容、理清管理思路,设计三级流程图并不难。流程图设计工作就是一项集思广益、群策群力的工作,只要设计者放下架子、善于倾听该流程涉及岗位的员工意见,把工作头绪理清了,画起来就一定不难。

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