企业流程优化设计专家|培训讲师|培训师|管理顾问--张国祥老师

企业流程优化设计专家|培训讲师|培训师|管理顾问--张国祥老师 18704976677 email:702398889@qq.com 企业流程优化设计与流程管理规范化 课程目的:为了帮助企业管理人员正确认识流程管理理论,掌握流程管理的优化技术和实施方法,本课程力图用中外企业实施流程管理的正反经验,寻找一条适合自己企业的流程优化路径和实施方法;通过互动参与,掌握流程管理的基本知识,领会流程管理的创新观念,掌握流程管理的基本原则,懂得流程管理的结构分析方法和活动梳理方法,具备流程组织管理水平,学会制作流程图。并从战略角度帮助企业管理人员深刻领悟流程管理的作用和意义。

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组织项目讨论的原则与方法

不怕公开反对,就怕沉默不语

——组织项目讨论的原则与方法
作者:张国祥
流程优化八步法中的多个环节都有集体讨论,足见“讨论”对项目方案的完善及实施的可行性是有多么重要!可是,现实生活中,企业的主管们都养成了唯老板“马首是瞻”的习惯,员工养成了“逆来顺受”的习惯,加上国人“害怕出头”的心理,如果赶上老板本人喜欢“大权独揽”、爱好“一言九鼎”的话,就别想在会议讨论中听到不同的声音,要么“热烈拥护”、“坚决同意”,要么无人表达意见,众人面面相觑、沉默应对,讨论就成了“走过场”!项目专家最害怕的就是“我没有意见”、“我听领导的”,最讨厌的就是“听大家的”!不怕你公开反对,就怕你默默无语。柳传志曾经说过,再好的项目,会上讨论没有听到反对的声音就不要作决策,本人深以为然。
设计方案的各系统设计师,他们虽然也来自员工,但是毕竟个人经验有限,有的只是在项目专家指导下做了记录而已,项目可不可行,他本人是没有把握的。另外,即使项目方案可行,没有涉及岗位员工的真正理解,要么无法执行,要么执行走样。项目方案不能系统设计师说了算,更不能让主管一人说了算。不管是谁拟的方案草案,都必须经过征求意见、集体讨论、集体审核、集体审批等多个环节,确保涉及岗位员工充分知晓,最好让他们知无不言、言无不尽!
在讨论环节,如何打破无人发言的僵局,最能考验项目专家的智慧和临场应变能力。对此,笔者从多年咨询经验中总结了二条:“集体讨论吵够、执行不折不扣”的经验,并把它作为会议纪律和讨论准则,同时,在奖惩规则中设计这样的规定:“在讨论环节中反对、质疑项目专家或直接上级的员工给予双倍加分的奖励;在讨论中不发言的不予记分”。让参与讨论的员工不发言不行,会上没有争论也不行。在项目启动阶段、在首次讨论环节,反复宣导这二条准则,同时,项目专家选择特定对象,打造一个“争吵”的样板,能起到事半功倍的作用。2008年,笔者咨询生涯首秀,由于充分调动了与会员工的激情和胆量,讨论会上“张老师错了”、“董事长不对”的声音不绝于耳,其中一个商品发货流程竟然讨论了一个下午,对原有重复查验重复核对作了彻底的改变,节省人力物力无数,同时创下了本人单一流程图审批时间最长记录(详见《用流程解放管理者》第七章中的《实施流程管理你企业准备好了吗》)。
最近的一次流程图审批讨论,笔者和企业技术权威就流程图要不要体现例外处理发生了激烈争吵,争吵持续了两天,当第三天的时候,双方意见终于一致,不仅技术系统流程图优化的意见一致,而且对企业全面优化流程的定位提高了。笔者彻底放弃了迁就企业原有ERP成果的想法,大胆提出“推倒一切,全面重建企业流程,明年实现无纸化办公”的建议,得到了技术专家的认可,也得到了其他参与讨论员工的认可。晚上笔者与企业负责人交流新的想法,居然得到了他的全力支持。要知道这一改变意味着老板又要增加超过千万元的资金支出!接下来,企业员工的认同度和参与度都有了显著的提高。这意味着笔者主导已审批的几百个流程图又要重新修改、重新审批,即便如此,系统设计师、企业各中高层管理人员也积极响应、全力支持。结果就是笔者的休假取消了,企业讨论流程图的时间延长了(晚上加班)。虽然原则和标准统一了,但讨论具体流程图时争论更多了,因为大家已经把“集体讨论吵够、执行不折不扣”变成了自觉遵守的准则,你不发言就是不积极的表现!
每次参与讨论的员工要么是项目方案规定的管理者,要么是执行者,如果讨论环节,这些人没有发表意见或者不肯、不敢发表意见,将来执行的时候效果一定会大打折扣。
企业不可能人人当系统设计师,更不可能人人当主管。因此,项目方案的设计,要让大多数员工理解认同,为顺利实施打基础,就只能通过“讨论”来实现了。

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