企业流程优化设计专家|培训讲师|培训师|管理顾问--张国祥老师

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系统设计师如何制订个人设计计划?

系统设计师如何制订个人设计计划?

作者:张国祥
系统设计师制订个人设计计划,需要满足三个前提,即注意满足项目专家计划要求,注意不和本职工作发生冲突,注意留下和同事沟通的时间,接下来把项目组分配给自己的设计任务计划到天就好了。如果承接的任务是自己熟悉的内容或管辖范畴,这样订计划应该不会有什么障碍。如果碰到陌生内容或不熟悉的事项,怎么办?这就更需要好好合计合计了。制订个人计划容易,订好个人计划就不一定容易。订好个人计划还应该注意的事项如下:
一、分析接手任务的难易程度
分析接手任务的难易程度,按照先易后难排序。完成容易的任务有利于增强信心,也为完成后面较难的任务积累经验。另一方面,较容易的任务分配少量时间,较难的任务留下较多的时间,从总体上把握自己的设计进度。在设计容易的任务时,思考较难的任务。创新都是长期思考的结果,把完成较难的任务当作自己的挑战,当成一次创新,也许你会有意想不到的收获。
二、分析完成任务需要做哪些准备
项目专家组分配的任务基本上都属于管理创新,几乎没有现成的方案可以照抄照搬。完成任务需要系统设计师的经验、写作能力,更需要将理论转化为操作方法的能力,需要现学现用的能力。完成设计任务,需要学习项目专家提供的专业书籍、参考资料,复习讲座讲义、反复咀嚼讲课案例,可能还需要实地考察、调研、走访同事和自己的上级……这些都需要花费时间,需要事先准备,拟订计划不可不慎重考虑。
三、分析完成任务可能请教的同事
不同阶段的设计任务,可能需要找不同的同事了解情况、核对信息,或者请教问题。特别是流程图设计、岗位工作标准撰写,都与同事密切相关,这就需要留下和同事沟通交流的时间。对不同的同事可能还要掌握他的工作规律,预留时间必须吻合对方作息规律,否则,双方见不到面,请教或沟通就没法进行。
四、分析完成任务大致所需的时间
搞清楚任务难易、留足准备时间,就可以确定完成任务的大致时间了。为什么讲大致时间,这是因为系统设计师还同时承担着自身职务的日常工作,还要考虑可能出现的突发状况以及不期而遇的上级检查等。做计划千万不要把时间用尽,一定要留有余地。
五、预计找同事修改所需要的时间
为了确保设计方案可行,系统设计师完成设计初稿后,不要急于交差,而应该找同事共同修改,可以找工作关联的同事在内容上把关,也可以找设计师同事在格式上把关。多与同事交流,可以弥补自身的不足,可以发现问题,使设计方案切合实际、能达到项目专家要求。因此,订计划要留下和同事交流的时间。
六、将计划任务完成时间具体到天
做好上述准备工作,把完成任务的时间具体到天,一个合理可行的计划就算完成了。
当然,系统设计师拟订的个人设计计划还要报项目秘书或项目办公室主任审核确认,以确保项目整体进度可行可控。

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