企业流程优化设计专家|培训讲师|培训师|管理顾问--张国祥老师

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项目方案审核管理

项目方案审核管理

作者:张国祥
项目方案包括流程图、岗位工作标准、制度等,不论经过几次修改,都不能代替审核环节。项目方案审核也不同于以往的“审核签字”,一人负责即可,而必须是集体审核。项目方案审核方法如下:
一、事先发布审核内容
项目方案经过设计师起草、小组讨论、主管修改、专家修改之后,由项目专家确认是否达到项目总体要求。符合项目总体要求或者说达到基本水准,才可以进入审核环节。进入审核环节的项目方案,由项目秘书统一安排审核计划,经主管负责人和项目专家批准后下发。项目秘书同时发布待审核方案草案,并提醒参与审核人员提前阅读,标记需要修改或个人有异议的地方,记录自己打算修改的意见。如果企业人数众多,参与审核的员工代表还必须事先组织小范围讨论,听取同事意见。
给参与审核人员充分的准备时间,方可保证审核质量。
二、按时组织集体审核
项目方案审核由企业分管副总或系统负责人或项目领导小组指定成员和项目专家共同负责。参与审核的员工通常为方案涉及到的岗位员工代表及其上级主管,项目秘书负责记录讨论结果。
讨论流程通常由设计师朗读项目方案草案,参与人员提问或发表意见,系统负责人和项目专家决定是否采纳,或确定修改内容。
系统负责人或项目专家要主动提问,引导讨论,把表述不清楚的界定清楚,把责任不明的内容确定唯一责任人,用新理念代替旧理念,用新方法代替旧做法。
审核讨论没有捷径可走,必须一条一条过,一条一条讨论,直到现场人员没有异议或达成共识为止。
当然,也不排除讨论环节交锋激烈,产生对立两派,互不买账,谁也说服不了谁。如果出现这种情况,并不见得就是坏事,相反可能是一件好事,说明大家在认真参与、积极思考。系统负责人或项目专家可以暂停讨论,让大家回去从对方角度换位思考,然后择机再做审核。
三、审核结果签字确认
不论讨论结果是否达成一致,项目秘书都必须如实记录在案。达成一致的可以上报企业负责人组织审批,未达成一致的,继续组织方案涉及的岗位员工开展讨论,或责成系统设计师继续修改完善,由系统负责人和项目专家再次组织讨论审核。虽然不一定所有方案都能达成高度统一,但至少要保证多数人认可,方可上报审批。

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