企业流程优化设计专家|培训讲师|培训师|管理顾问--张国祥老师

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流程图如何审批比较好?

流程图如何审批比较好?

——咨询日记之六十九

作者:张国祥

2010-10-10晚

流程图设计工作有条不紊地进行,与我一起探讨修改过的流程图已经超过二百个,已经设计完成初稿的流程图还有二百多个没有与专家组探讨,正在起草的流程图还有一百多个。参与设计修改的人毕竟是企业的少数,如何让流程图得到广泛认可,得到审核批准投入正式运行,成了项目组成员最为关心的话题。

秘书小李提醒我早作安排,因为做项目进度计划安排时,我们没有剔除中秋、国庆放假时间,而流程图的设计数量已远远超出了当初预定的数量,工作的紧迫感与日俱增。

企业因架构重组,人员调整较大,加上又到了企业产品产销旺季,如果仍然沿用过去的层层集中审批法(也叫会议审批法),可能时间上不允许,企业负责人也抽不出足够时间参与逐一审批。与其拿出一个完美而不现实的方法被否决,还不如拿一个有缺陷而能被企业认可的方法来得更加实在。

我之前组织过的流程图优化审批程序如下:设计师或设计员完成设计初稿,经项目组专家指导修改之后,由设计师自己征求流程图涉及到的岗位员工代表意见后,再交上司审核。上司审核又可分为两种方式,一是上司自己独立审核,二是上司组织相关岗位员工代表讨论补充,自己归纳完善后签字上报。最后由项目组组长与专家副组长共同主持讨论审批,项目组组长签字批准。

这样做的好处是征求意见广泛,面对面的讨论彻底而深入,项目组组长全程参与,专家副组长几乎对所有的流程图都要过目两到三次,执行的可行性高(我的咨询实践也证明这是较好的审批方式)。缺点是员工时间投入长,企业负责人审批期间缺少自由,项目时间自然延长。

失败的做法是,流程图设计任务划分到部门,各部门设计完成上报主管领导审核,企业负责人象征性地签字就算批准了。这样做的唯一好处就是时间短,最大坏处就是根本没有人拿流程图当回事。草率从事往往如此。

既要保证流程图批准之前被广泛知晓,又要保证流程图被批准之后广为执行,审核审批过程不可减少,那就只能在审核审批的方式上做文章了。

为此,我思考再三,打算按以下方式进行流程图的审核审批:

完成流程图设计草案,经专家组成员修改认可为第一阶段。这也叫设计阶段。

第二阶段,将第一阶段通过的流程图在内部局域网公布,企业管理人员都可评头论足,反馈意见统一交流程图拟制者收集整理,同时由设计师(员)上司组织小范围优化讨论,设计师(员)记录讨论修改意见,凡修改意见超过二处或有一处原则修改就报专家组成员确认,取得一致意见即视为审核通过,流程图授权岗位签字确认就可上报审批。这也是审核阶段。

第三阶段,毫无疑问就是审批阶段了。凡经过审核签字的流程图再次发布在局域网上,同时撤换未审核的同名流程图,仍然提供给全体管理人员观摩学习或批评指正。反馈意见仍然由流程图设计拟制者收集整理,报项目专家组成员组织修改或决定是否改动。审批权与三级流程图的授权岗位对等,即只能由董事长或总经理审批。董事长和总经理可以分头审批,也可以二人共同审批。二人有异议可以随时找项目专家沟通,也可找下级或流程图的主持岗位沟通。对于做事方式有重大变动的流程图则集中开会讨论审批。提出者为项目组专家、董事长和总经理。董事长、总经理二人对已审核流程图异议较大的也可开会审批。

这一审核审批方式的前提是企业局域网完善,流程图设计人员与涉及到的岗位员工可以在线交流,并且所有管理者都具备电脑阅读能力。也可以说这一方式就是网络审批方式。

我想只要真正重视,并且决心彻底改变企业管理的落后状况,参与者特别是企业负责人不走形式,网络审批方式应该是最好最便捷的方式之一,至少可以比会议审批方式节省大量时间。

孰好孰坏,我也拭目以待。

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