企业流程优化设计专家|培训讲师|培训师|管理顾问--张国祥老师

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流程图设计完成后的自我检查

流程图设计完成后的自我检查

——给企业系统设计师的建议
作者:张国祥
2011/11/11
严格说来,流程图设计不是一个人的事,它应该是小组讨论的结果。但在实际设计时,往往是挑选其中之一先行进行现状描述,然后征求意见,再请他人完善补充,达成共识后再提交审核审批。在这里,动手拟制者的骨干作用是其他人不可替代的。为了提高流程图设计的质量,节省大家的时间,设计者初稿完成的好坏至关重要。
为了提高初稿设计的质量和水平,完成初步设计后,设计者应该进行自我检查,自己找出问题自己改正,即使不能解决问题,但起码做到了胸中有数,寻求他人的帮助就能有的放矢。
自我检查的重点和步骤如下:
1、                             流程名称是否恰当,会不会引起歧义,注意不要和其它流程图重名或交叉,三级流程图与四级流程图名称不可混淆。
2、                             授权岗位是否恰当,是否是该流程最合适的管理者,主持岗位有无错位,参与岗位有无遗漏。
3、                             流程目标表达是否准确,并宜于理解。既不能无限拔高,也不能要求过低,更不能与名称重复。流程目标是流程设计的重中之重,它是该流程的纲,找准了,就能起到纲举目张的作用,接下去条分缕析、势如破竹;找偏了,流程可能走进死胡同,最后转不出来,即无法达成目标。以前网上的流程图或部分书中列举的流程图都没有目标描述,往往从“开始”开始,到“结束”结束,虽然简单省事,却让人不知所综。没有目标描述的流程图一律不能算合格。
4、                             进程描述是否清晰,前后能否衔接,中间有无断点,也就是看逻辑关系是否合理,工作衔接是否顺畅。这是流程设计的主体部分。三级流程图重点概述该事务工作的主要责任归属岗位和衔接配合,不需要对活动分解过细。四级流程图则需要对活动清晰定位(定责任岗位定活动先后)。四级流程图是一事一议,不能把二个或三个流程混杂。还要注意有布置就有检查,有沟通就有反馈,不能出现“孤岛”,必须来龙去脉清楚。
5、                             目的能否达成。如果流程描述清晰准确,目的就能“水到渠成”,千万不可以“牵强附会”。最后达成目的必须与开头的目标要求首尾呼应。
6、                             连线是否清晰流畅,主线必须一贯到底,要如流水行渠,虽有转折但一定到达终点,不能堵塞,也不能断流。连线也是一种表达语言,体现的是活动的先后和逻辑关系,不可小觑。
如果自我检查感觉良好,也不要急于上交,为了稳妥起见,设计者还可以开展以下工作:
如果是以现状描述为主的流程图,只需要找一二个流程涉及岗位的人员看一遍,他们看一遍能理解就可以判定初稿合格,否则,就需要完善设计。
如果是对现状有所改进的流程图,就要对改进的方式或方法征求现在工作的承担者有何意见,他可以不接受,但要让他看得明白。这也算初稿合格。
对于创新设计的流程图,则只需要找人了解能不能看懂即可,至于能否接受则是审核审批之后宣传教育的事情了。
总之,流程图设计的好不好,就是从事工作的岗位员工能不能一看就懂,至少是一解释就明白。如果需要设计者做若干口头说明,别人才能明白,那就是设计初稿有问题,必须返工。

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