企业流程优化设计专家|培训讲师|培训师|管理顾问--张国祥老师

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流程图的语言表达要领

流程图的语言表达要领

作者:张国祥
2013/9/16
在和企业员工优化流程图时,经常有员工这样说:“知道是那个意思,就是找不到合适的词”。还有人说:“知道是那个理,就是不知道怎么说”。流程图如果用词不当,就会给管理带来困扰,给员工带来误导。一个好的流程图必须用词准确、用语精炼。
什么是用词准确?就是可操作,无歧义。怎样才能做到用词准确?设计者一步到位当然好了,但现实中往往与此相反,一个人很难一步到位。好的流程图一定是集思广益的结果,语言表达也不例外。语言表达也可按照以下步骤循序渐进去完善。
一、个人权衡比较。设计师在设计初稿时怎么想的就怎么写,整体草案完成后,再来仔细推敲,把可选词句罗列出来,自己判断最好的词句就填写在框图中,其它词句备案,方便与同事讨论时交流比较。
二、找熟悉工作的同事商量。尽自己能力做到最好,然后再找从事该项工作的同事商量,把自己的选择理由告诉同事,让他们帮助自己当参谋。至少要让涉及岗位的同事充分发表意见,让他们一看就懂,理解不会有偏差就好了。
三、找语言表达能力好的同事请教。这是从语言严谨的角度找语言能力好的员工把关。可能你能表达意思,但用词不严谨,或者用了太多方言口语,虽然现在做事的人能懂,但新手就不一定看得懂了。向内部语言专家请教,是为了传播和培训的需要。
四、和设计师小组成员共同探讨。这是为了保证在表述同一现象或活动时用语统一,不能同样的活动用语多样,在企业内部必须统一。同时也是为了取长补短。也许你没有想到,其他设计师想到了,或者你的表达没有同事的简洁明了,互相借鉴,可以提高设计效率。
五、听取其他员工的理解。前面找的都是相关者,或比较专业的同事,现在找不相关的员工来阅读理解,如果他们也能看懂,并且理解的意见一致,就证明用词到位了,否则,还需要重新选词。
六、集体讨论定稿。这是为了保证在企业内部达到高度认同,并且形成同一工作的规范表述,堵塞以后执行时扯皮推诿的借口。不管是设计流程还是制订制度,上下认同,才能执行,才能落实到位。
做好用词准确是第一步,第二步才考虑用语精炼。
用词准确就是把意思表达清楚。有人为了表达清楚,在流程图的进程框图中写文章,意思表达出来了,重点却没有了,节点也被过多的语言淹没了。
用语精炼就是要言不烦。要言不烦,节点清晰,一目了然,做事的人才能一看就懂。
其次要准确传达出流程的各个节点或结点。流程图中的节点和结点,往往会成为从事该活动员工的工作职责,或管理者的关注重点。它的表达方式一定是动词加名称,或者量词加名词。不能用形容词和副词。如报销流程图中的“填写报销单,粘贴报销票据,准备报销”,可以用四个字概括“填单报销”,至于如何贴票据、报销的细节说明等等,是在报销规定或制度中体现的。因为流程设计的三个假设中有一个前提“制度规范是健全的”。流程图的节点就是“路标(进程)”,路标是地点而不能在路标上加副词、形容词。
第三,让企业全员形成条件反射,看到这个词就知道是什么活动或环节,不会产生歧义,也不能自由发挥,它就是企业的工作程序,就是内部的标准动作。
流程图语言达到了用词准确、用语精炼的高度就成了企业管理的标准和员工操作的指南。

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